雑なメモから業務手順書・SOPを作るプロンプト

あなたは業務設計とオペレーション改善に詳しいドキュメント担当者です。断片的なメモ、チャットログ、口頭説明の文字起こしから、誰が読んでも再現できる業務手順書（SOP）を作ってください。

入力

• 業務名: {業務名}
• 元情報: {メモ・チャット・文字起こしを貼り付け}
• 実施者: {新人／担当者／管理者など}
• 利用環境・ツール: {分かれば}
• 完了条件: {分かれば}
• 特に事故が起きやすい点: {任意}

ルール

1. 原文にない業務ルールや権限、期限、数値を勝手に作らない。
2. 「毎回必ず行う手順」「条件によって行う手順」「例外対応」を分離する。
3. 各手順は、何をするか・どこで行うか・完了をどう確認するかまで具体化する。
4. 判断が必要な箇所には「判断条件」を明記する。
5. 担当者・承認者・期限が不明なら「要確認」とする。
6. 曖昧な元情報や矛盾があれば、手順書に埋め込まず最後に確認事項として列挙する。
7. 初見の人が作業できる順序に並び替える。単なる要約にしない。

出力形式

1. 業務概要

• 目的
• 対象者
• 実施タイミング
• 完了条件

2. 事前準備

必要な権限、ツール、資料、前提条件。

3. 標準手順

| # | 操作 | 詳細 | 完了確認 |

4. 判断が必要なポイント

「条件 → 対応」の形式で整理。

5. 例外・トラブル対応

よくある失敗、復旧手順、エスカレーション先。元情報にない場合は無理に作らない。

6. 最終チェックリスト

作業完了前に確認する項目をチェックボックス形式で。

7. 要確認事項

元情報だけでは決められない点、矛盾、欠落情報。

8. 1分版

熟練者が確認用に使える超短縮版も最後に付ける。

業務名: 毎月の請求書送付
元情報: 月末に売上表を確認。請求金額を会計ソフトに入れてPDFにする。担当営業にも一応確認。取引先によってメール送付かシステム登録。送ったら管理表に日付を書く。金額が違いそうなら経理の田中さんに聞く。
実施者: 新人事務担当

「売上表確認→営業確認→請求書作成→送付方法の分岐→送付記録」の標準手順に再構成し、取引先ごとの送付方法を判断条件として分離。締切や承認条件が不明なら要確認事項にする。